Reflexões para se fazer antes da realização ou participação em eventos

  • É importante que a equipe organizadora de evento do CTA leia o manual abaixo;
  • A devida atribuição de tarefas alivia o trabalho da equipe, não sobrecarrega nenhum integrante e diminui a chance de imprevistos;
  • É importante que todos os participantes de algum evento queiram realmente participar do evento e se envolvam na elaboração das atividades do CTA neste evento, evitando se comprometer com tarefas que não poderão cumprir;
  • Na elaboração de palestras, oficinas e outros, a equipe deve ser humilde em seus objetivos e firme em suas demandas. Deve estar claro para os integrantes do CTA quais são suas responsabilidades e o quanto a realização de suas tarefas depende de terceiros.

Atribuição de Funções

Sugerimos que seja escolhido um "Coordenador Geral da Atividade" que irá coordenar a equipe do CTA. O coordenador deve garantir que as tarefas estão sendo cumpridas e que nenhum integrante está sobrecarregado. As decisões importantes devem ser discutidas em grupo, mas os integrantes devem se sentir capacitados para tomar certas/pequenas decisões.

Desenvolvemos um organograma com a sugestão de funções e atribuições para os eventos.

Informações sobre os ônibus

Local

O CTA, que fica no Campus do Vale da UFRGS (Universidade Federal do Rio Grande do Sul). O Campus fica longe do centro da cidade. Os participantes podem escolher ficar perto do Vale, no bairro Agronomia (perto da Avenida Bento Gonçalves), assim vão ficar menos tempo no ônibus. Ou podem escolher ficar na região central (Menino Deus, Centro Histórico, Cidade Baixa, Bom Fim, etc), a 40 min de distância do Vale.

Campus do Vale UFRGS: Avenida Bento Gonçalves, n.° 9500, Bairro Agronomia

ATENÇÂO: A UFRGS tem mais de 5 campus, o campus do CTA é o mais longe, o Campus do Vale.

Transporte público em Porto Alegre

O site Moovit (https://moovitapp.com/index/pt-br/transporte_p%C3%BAblico-Porto_Alegre-964) funciona muito bem na região de Porto Alegre.

Preço da passagem: R$ 4,70

  • Cada vez que se entra no ônibus se paga 1 passagem. Não há integração entre as linhas de ônibus.
    Por isso sugiro que a hospedagem fique a 1 ônibus de distância.

Linhas de ônibus que vão para o CTA:

Centro – Campus do Vale

D43: https://moovitapp.com/index/pt-br/transporte_p%C3%BAblico-line-D43_UNIVERSIT%C3%81RIA-Porto_Alegre-964-9772-291951-0
343: https://moovitapp.com/index/pt-br/transporte_p%C3%BAblico-line-343_CAMPUS_IPIRANGA-Porto_Alegre-964-9772-313556-0

Agronomia – 375: https://moovitapp.com/index/pt-br/transporte_p%C3%BAblico-line-375_AGRONOMIA-Porto_Alegre-964-853076-393422-0

Zona norte – Campus do vale

T8: https://moovitapp.com/index/pt-br/transporte_p%C3%BAblico-line-T8_EST_S%C3%83O_PEDRO_CAMPUS_DO_VALE-Porto_Alegre-964-9772-470955-0
T10: https://moovitapp.com/index/pt-br/transporte_p%C3%BAblico-line-T10_TRI%C3%82NGULO_CAMPUS_DO_VALE-Porto_Alegre-964-9772-470952-0

Zona sul – Campus do Vale:
286 Barra/UFRGS: https://moovitapp.com/index/pt-br/transporte_p%C3%BAblico-line-286_BARRA_UFRGS-Porto_Alegre-964-9770-291806-0

Outros sites:
Horários das linhas de ônibus
Itinerário dos ônibus
Empresa Pública de Transporte Coletivo:

Checklist para organização de eventos do CTA

Divulgação do evento

  • Criação de página do evento na wiki de suporte em eventos. A página da apresentação Cultura e Ética Hacker e o Arduino Day 2016 são dois bons modelos para se basear.
  • Desenvolvimento de material visual para divulgação: banners para divulgação online (redes sociais, emails, mensagens, etc.), cartazes, etc.
  • Criação de notícia divulgação evento para site do CTA
  • Divulgação online geral (redes sociais, mensagens, emails - lista e demais interessados)

Inscrições

  • Estabelecer prazos
  • Definir campos do formulário
  • Criação de formulário (Limesurvey CTA)
  • Aviso (email) de confirmação para inscritos

Programação

  • Atividade sem limite de vagas (mostras, demonstrações, palestras e mesas redondas)
  • Determinação do número de vagas das oficinas

Infraestrutura

  • Reserva de salas
    • Lotação/vagas por sala
  • Espaço para Coffee Break
  • Equipamentos
    • As máquinas aceitam o boot com TropOS?
  • Chaves e acesso às salas

Oficinas

  • Preparação e publicação dos guias de cada atividade
  • Definição de ministrantes e auxiliares reservas
  • Familiarização da equipe com guia e materiais
  • Listas de materiais, compras e separação de kits
  • Controle de presenças, vagas e lista de espera
  • Entrega e devolução dos kits

Exposição/mostra (CTA apresentando em evento)

  • Os expositores devem saber falar, pelo menos um pouco, de cada projeto na exposição, por isso deve estudar mais sobre e conversas com os membros do projeto.
  • Fazer mini-cartazes sobre o que é o projeto é bom para momentos movimentados, em que os expositores não suorem a demanda e também servem como material de apoio para os próprios expositores.
  • Para um bom aproveitamento da exposição, é necessário que os expositores tenham uma postura pró-ativa, divulgando o CTA sem esperar que os visitantes perguntem sobre. Aqueles que não se sentem seguros para serem pró-ativos devem pedir auxílio e suporte aos colegas.
  • É interessante termos um computador com acesso a internet para divulgar o site do CTA, explicar os projetos, mostrar a documentação, listas de emails, ou qualquer outro tópico relevante. Existe a necessidade/possibilidade de levarmos um roteador com internet 3G?
  • Demonstrações dos equipamentos e máquinas devem ser realizados apenas por quem estiver familiarizado com o equipamento: fazer treinamento prévio sobre o objeto de demonstração.
  • Organizar uma escala para expositores, lembrando que o primeiro horário de cada dia deverá arrumarba exposição (importante que todos saibam colocar os projetos para funcionar)

Material de suporte

  • Fita adesiva, tesoura;
  • T, adaptadores, extensão, cabo de internet;
  • Notebook (cabos, extensão, adaptadores);
  • Ferramentas (chave de fenda, alicate, etc);
  • Material de divulgação do CTA (banner, folders, cartão de similares, como o daquela empresa que está intimamente ligada ao CTA, tripé para o banner);
  • Resumos dos projetos (foram feitos algum para o FISL de 2016)
  • Toalha de papel ou pano;
  • OBS: etiquetar todo e qualquer material e equipamento do CTA. Exemplo: arduinos usados nas oficinas, cabos, ferramentas, etc.

Cobertura Jornalística

  • Fotos
  • Vídeos
  • Entrevistas
  • Notícia pós-evento

Alimentação

  • Almoço
  • Coffee breaks
  • Finalização
  • Relatório (Número de participantes, impressões, sugestões para aprimoramento e elogios)
  • Cadastro no sistema UFRGS
  • Avaliação equipe
  • Avaliação dos participantes (formulário)
  • Certificados

Atividades em geral

Tanto para apresentações, oficinas, quanto exposições é interessante fazer uma lista de interessados, ou seja, os participantes que querem conhecer mais do CTA escrevem seu nome e e-mail numa lista e, após o evento, é enviado um e-mail a eles com as direções de como se inscrever nas listas, o artigo sobre as perspectivas e o outras informações relevantes. Para alguns tipos específicos de evento, cabem alguns esclarecimentos, que estão expostos abaixo.

Hackatonas e Mutirões

O CTA organiza dois tipos de hakatonas: libertação de hardware e de desenvolvimento. A Hackatona de Libertação de Hardware consiste em ajudar desenvolvedoras(es) a documentar projetos já existentes, em qualquer fase. Nela ensinamos métodos e ferramentas de documentação. Já a Hackatona de desenvolvimento pode ser pensada como um Mutirão de Desenvolvimento Colaborativo, onde várias pessoas se juntam para contribuir intensamente com um projeto, ou parte dele.
A organização de uma Hackatona ou Mutirão possui as mesmas necessidades que qualquer atividade organizada pelo CTA, por isso é importante verificar os itens acima.

A organização de Hackatonas nos levou as seguintes conclusões:
  • Pela nossa experiência, 1 dia de hackatona é inviável. São necessários no mínimo 2 dias. Existe a sugestão de tentarmos fazer algo como Sexta a noite, sábado e domingo, mas nesse casa seria necessário ser uma hackatona de visibilidade e apelo.
  • É preciso deixar claro o objetivo da Hackatona. A resposta a pergunta "Qual problema deve ser resolvido?" deve ser objetiva;
    • Exemplo: "Medir a curva de potência do Mini-aerogerador" e não "Melhorar o Mini-aerogerador";
  • Não é aconselhável escolher muitos projetos, pois pode dispersar o foco, mas é aconselhável mantermos um clima aberto para a proposta de projetos de participantes externos ao CTA;
    • Exemplo: Mesclar experiências de contribuições em projetos específicos do CTA com hackatonas de "Liberte seu hardware!".
  • A criação de fóruns ou tarefas anteriormente a hackatona e o aquecimento com pré-hackatonas (uma tarde, um dia) tornam o fluxo de trabalho mais intenso e produtivo durante a hackatona.
  • Uma parte essencial de todas as hackatona é o grupo de registro, de documentação do evento, fotos, vídeos, notícias;
Estrutura geralmente usada na Hackatona de Desenvolvimento:
  1. Breve apresentação do CTA, seus projetos, princípios;
  2. Apresentação dos participantes. É sugerido que cada participante responda as perguntas: Quem é você? Da onde veio? Qual seus propósito aqui? (atenção, se o número de participantes for grande, é sugerido separar em grupos e fazer as apresentações em grupos menores;
  3. Introdução a hackaatona: o que é? como vai funcionar? qual a importância da documentação? Neste ponto é rasoável falar das ferramentas livres.
  4. Apresentação do(s) projeto(s) a ser(em) trabalhado(s), problemas, perguntas, melhorias. Aqui está um exemplo de organograma usado para apresentar o projeto da II Hackatona: .odp e .pdf . A crítica feita a este organograma é que faltou a conexão de dependência entre as partes;
  5. Apresentação de propostas e projetos de participantes externos ao CTA, se houver demanda para isso;
  6. Mais uma rodada de interação com os participantes: qual suas habildiades e como você acredita que pode contribuir?
  7. Dinâmica de divisão dos grupos de trabalho;
  8. Trabalho.
  9. É sugerido que periodicamente o trabalho seja interrompido e os grupos se juntem para dar um breve andamento e descansar um pouco

Ex: I Hackatona do CTA: EMM , II Hackatona CTA

Estrutura geralmente usada na Hackatona de Documentação:
  1. Introdução à hackatona: como é? como funciona? O que é documentação? Qual a sua importância? Apresentar também as ferramentas livres de documentação;
  2. Apresentação de projetos: interessados em ter seus projetos libertados irão inscrever sua proposta e terão alguns minutos para apresentá-la aos demais participantes da hackatona
  3. Formação de grupos: Rodada de conversas com grupos, Mantenedores de projeto se reúnem com potenciais colaboradores;
  4. Equipes são formadas;
  5. Consultoria Hacker: desenvolvedores experientes irão oferecer sugestões de como estruturar a dinâmica da equipe do grupo: website, canais de comunicação, controle de versão, ferramentas de desenvolvimento, plataformas, dicas de boas práticas de desenvolvimento orientado à documentação;
  6. Finalização com rodada de apresentação dos projetos e encaminhamentos.
    Ex: Hackatona de Libertação de Hardware no e-HAL

Atividades em eventos não organizados pelo CTA

Os itens "Reflexões gerais para a realização e participação em eventos", "Oficinas", "Exposição", "Fotos e vídeos" e "Finalização" devem ser lidos, pois estes são de interesse geral para qualquer tipo de evento.

Critérios para a participação do CTA em um evento específico

  • Qual o tamanho e o impacto do evento?
  • Qual será o impacto do CTA no evento? Temos algum diferencial?
  • Quantos participantes serão necessários?
  • Os gastos da equipe serão financiados?
  • Quantas edições deste evento já ocorreram? O que se pode concluir da organização e do impacto das edições anteriores?

Organização da Atividade

Comunicação com a equipe organizadora do evento

  • As oficinas precisam de uma infraestrutura maior, geralmente vários computadores com internet. Os oficineiros devem detalhar claramente - incluindo os detalhes mais básicos, como luz elétrica, internet e computadores - o que será necessário para a oficina.
  • Quando o CTA é apenas participante de um evento, fica a mercê dos organizadores, por isso a equipe do CTA deve se preparar para imprevistos. Exemplo: ter o material didático nos pendrives para o caso dos computadores não terem acesso a internet; notebook, caso o computador fornecido não atenda as necessidades da máquina.
  • Quais gastos serão cobertos pelo evento?

Financiamento: PRAE - Pró-reitoria de Assuntos Estudantis

  • Telefone: 3308 3076
  • Modalidade Individual (arquivo em anexo)
    • Estadia, inscrição
  • Modalidade Coletiva (arquivo em anexo)
    • Somente transporte a similares (tudo que for coletivo)
    • Não financia: estadia
    • Antes de abrir o processo é sugerido conversar com a coordenadora da PRAE para verificar se eles poderão (se eles tem o dinheiro) conceder o auxílio
  • Edital (em anexo), sugerido conferir as versões atualizadas no site da PRAE
  • Atente para os prazos de abertura do processo e de prestação de contas. É fortemente sugerido que se leia o edital.

Modelo_Requerimento_Coletivo.pdf - Forúlario para Auxílio Financeiro da PRAE Modalidade Coletiva- 2015/2 (74.2 kB) Marina de Freitas, 10/09/2015 09:43

individual.pdf - Forúlario para Auxílio Financeiro da PRAE Modalidade Individual- 2015/2 (929.4 kB) Marina de Freitas, 10/09/2015 09:43

Edital_01_de_2015_-_Participacao_em_Eventos_publicado.pdf - Edital para Auxílio Financeiro da PRAE - 2015/2 (82.1 kB) Marina de Freitas, 10/09/2015 09:43

porto-alegre.odt - informações das linhas de ônibus para acessar o cta (17.8 kB) Marina de Freitas, 03/07/2019 12:08