Funções e atribuições

Esse texto tem como objetivo listar responsabilidades, tarefas e posições para a organização de eventos, de forma a construir um grupo organizador dessas atividades. É uma proposta baseada em experiências anteriores e expectativas. Como quase tudo por aqui (wiki do CTA), esse texto é colaborativo e muda com o tempo, proporcionando uma melhoria contínua. Não se deve seguir à risca nada do que está aqui, pois deve-se pensar e agir de acordo com a necessidade da situação.
Entende-se por "grupo" todas as pessoas que compõem o grande grupo de trabalho. No nosso caso, os participantes do Centro de Tecnologia Acadêmica.

esquema ilustrando o organograma

As posições estão organizadas da seguinte maneira:

POSIÇÃO: Responsabilidades.
  • Tarefas
  • Mais tarefas

Organização geral

Esta posição é escolhida pelo grupo quando se decide participar ou organizar determinado evento. Responsável pelo andamento completo da organização do evento, escolhe os demais responsáveis por cada posição e delega tarefas. Dependendo da natureza do evento, certas posições podem ser ou não necessárias - a determinação dessas necessidades fica a cargo da organização geral. Age conjuntamente com os responsáveis por infraestrutura e inscrições.
  • Informa o responsável pela infraestrutura quais são os interesses em atividades para o evento;
  • Comunica ao grupo as necessidades de atenção geral, como custos e questões de interesse de todos;
  • Discute com ministrantes das atividades e estabelece um cronogram. Levando-o a exposição/discussão em reunião geral;
  • Informa o responsável pelas inscrições a quantidade de vagas para cada atividade e eventuais custos de cada atividade;
  • Determina, juntamente com o responsável pelas inscrições e divulgação, os prazos para o procedimento de inscrições;
  • Avalia adequação do material visual para o evento, juntamente com os interessados do grupo;
  • Determina prazos e delega tarefas para cada membro da equipe organizadora;
  • Durante o evento, coordena o andamento do cronograma.

Infraestrutura

Responsável pelo suporte de infraestrutura do evento, organiza o espaço físico e coordena a alocação de cada atividade. Trabalha juntamente com os responsáveis pelas atividades para garantir a presença dos materiais necessários para que elas ocorram. Estima os custos de suas tarefas e discute com a organização geral os meios para financiamento.
  • Reserva/aluga/escolhe o espaço físico para realização do evento;
  • Determina, juntamente com os responsáveis pelas atividades, o número de vagas para cada atividade;
  • Auxilia na organização da alimentação, conseguindo a infraestrutura necessária para viabilização (cozinha, espaço físico para preparo, espaço para apresentação da alimentação, etc.)
  • Informa para a organização geral, as informações referentes às vagas das atividades, custos e possibilidades de transporte.

Alimentação

Responsável pela alimentação no evento, de acordo com o determinado conjuntamente com o responsável pela organização geral e infraestrutura, pode ser coffee break, somente café, almoço, etc.
  • Preparo de pratos (ex: hummus, pães, etc.)
  • Aquisição de alimentos (ex: frutas, café, etc.)
  • Obtenção da infraestrutura básica (pratos, copos, etc.)
  • Estimação de custos e necessidades de fundos.

Atividades

Responsáveis pelo andamento das oficinas, palestras, rodas de conversa, etc. Elaboram o material e o assunto abordado na atividade.
  • Estimação, juntamente com o responsável pela infraestrutura, de número de vagas e necessidades de materiais e infraestrutura (ex.: computadores, conexão com internet, pendrives, cadeiras, ...);
  • Obtenção, juntamente com o responsável pela infraestrutura, do material necessário para realização da atividade;
  • Estipulação, juntamente com a organização geral, do público alvo;
  • Elaboração de resumo e explicação da atividade;
  • Coordenação da atividade no dia do evento.

Transporte/estadia

Auxilia no acolhimento dos participantes (da organização ou participantes externos) na cidade do evento. Pode ser uma função que auxilia no transporte dos participantes externos para o evento (mantendo contato para auxiliar com informações e ajuda) ou para o transporte e estadia dos membros da organização do evento para o local do evento (no caso de um evento distante do grupo, como uma participação em evento, por exemplo).
  • Auxilia na obtenção de financiamento para transporte e estadia, buscando informação para tal e informando os interessados das etapas necessárias para obtenção.
  • Passa as informações necessárias para transporte e estadia.

Inscrições

Responsável pelo preenchimento das vagas oferecidas para cada atividade. Trabalha juntamente com o responsável pela divulgação e pelo material visual.
  • Determina e implementa o sistema de inscrição (formulários e notificações);
  • Informa o responsável pelo material visual todas as atividades, número de vagas, custos e meios de transporte para os inscritos.
  • Determina, juntamente com a organização geral, os prazos, metas e estratégias para inscrições e divulgação;
  • Obtém materiais necessários para divulgação (realiza impressão de flyers, banners, etc., de acordo com a estratégia estabelecida)
  • Revisa e auxilia no desenvolvimento do material visual, juntamente com os interessados do grupo;
  • Envia para os responsáveis pela divulgação o material visual necessário para a divulgação;
  • Confere as presenças e emite os certificados de participação.

Divulgação

Responsável pela execução de estratégia de divulgação. Pode trabalhar com o responsável pelas inscrições na elaboração da estratégia de divulgação. Alguns nessa posição podem ficar responsáveis pela criação de textos e notícias para divulgação do evento bem como pelo registro das atividades através de fotos e vídeos.
  • Executa as diversas tarefas de divulgação, de acordo com a estratégia adotada. Ex: colagem de cartazes, distribuição de flyers, envio de emails, divulgação em blogs e redes sociais, etc.
  • Realiza o registro do evento com fotografias, vídeos, relatos e textos (notícias).

Obs: Penso que esta função pode ser dividida em duas.

Material visual: Cria arte visual baseada no tema do evento e nas atividades propostas.
  • Envia para o responsável pelas inscrições as propostas de material para divulgação nos diversos formatos e tamanhos solicitados.

organograma1.png - esquema ilustrando o organograma (64.9 kB) Jan Luc Tavares, 02/07/2016 18:07

proposta_organ.svg - Arquivo fonte da imagem do organograma (31.8 kB) Jan Luc Tavares, 02/07/2016 18:07